# Einen Postfachablauf bis zur Freigabe planen

Bearbeitbare Vorlage · Redaktioneller Stand: 15. September 2026

Ersetze die leeren Felder durch eure Angaben. Die ausgefüllten Beispiele sind fiktiv. Verwende für Versuche bereinigte oder nachgestellte Daten.

## Eure Vorlage

- Gewählter Anfragetyp und Ausschlüsse: ____________________
- Vorgangskennung und Eingang: ____________________
- Freigegebene Quellen mit Stand: ____________________
- Belegte Angaben / offene Fragen: ____________________
- Entwurfsversion / Empfänger / CC / Anhänge: ____________________
- Freigabe für genau diese Fassung: ____________________
- Neue Nachricht seit Freigabe?: ____________________
- Versandstatus und Klärung bei Timeout: ____________________

## Ausgefülltes Beispiel und Gegenproben

### Routine

Eingabe: „Wir planen zwei weitere Unterseiten und möchten nächste Woche starten. Könnt ihr den bestehenden Auftrag erweitern?“

Fakten und offene Angaben: Vorgang A-104 gefunden. Zwei Unterseiten gewünscht. Preis und freie Kapazität sind noch nicht bestätigt.

Sollausgabe: „Danke für die Angaben zu den zwei Unterseiten. Wir prüfen den zusätzlichen Umfang und den Start nächste Woche. Danach bekommst du eine Rückmeldung zu Preis und Termin.“

Prüfung: Empfänger, Fakten und Anhänge vor dem Versand prüfen.

### Unvollständig

Eingabe: „Könnt ihr unsere Website erweitern? Bitte schickt uns ein Angebot.“

Fakten und offene Angaben: Bestehender Vorgang gefunden. Gewünschte Seiten und Funktionen fehlen.

Sollausgabe: „Welche Seiten oder Funktionen möchtest du ergänzen? Mit diesen Angaben können wir den Umfang und ein passendes Angebot vorbereiten.“

Prüfung: Keinen Preis ohne passende Grundlage einsetzen.

### Widerspruch

Eingabe: „Gilt für die Erweiterung noch der Preis aus unserem alten Angebot?“

Fakten und offene Angaben: Das alte Angebot und die aktuelle Leistungsliste nennen unterschiedliche Konditionen. Ihre Gültigkeit für diesen Auftrag ist ungeklärt.

Sollausgabe: Interne Übergabe an die Projektleitung: Beide Fundstellen prüfen und verbindliche Konditionen festlegen. Bis dahin keinen Preis bestätigen.

Prüfung: Eine verbindliche Antwort wartet auf die fachliche Entscheidung.

## Ergebnis festhalten

| Prüffall | Tatsächliches Ergebnis | Fehler / offene Frage | Nacharbeit (Min.) | Entscheidung |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Normaler Eingang | | | | |
| Fehlende Angabe | | | | |
| Widerspruch oder Ausfall | | | | |

- Fachlich bestanden? ____________________
- Verbleibende Arbeit und Kosten vertretbar? ____________________
- Nächste Änderung oder Freigabe: ____________________
- Zuständige Rolle und erneuter Prüftermin: ____________________

## Eigene Sollübergabe für eine fiktive Kundenanfrage

```text
Vorgang: A-104
Eingang: Nachricht mit eindeutiger Kennung
Kundenwunsch: zwei weitere Unterseiten, Start nächste Woche
Belegt: bestehender Auftrag gefunden
Offen: Preis und freie Kapazität
Entwurf: Fassung 2
Freigabe: ausstehend
Empfänger / CC / Anhänge: zur Prüfung aufgeführt
Versand: noch nicht erfolgt
Nächster Schritt: Projektleitung prüft Umfang und Termin
```

## Hintergrund und aktuelle Produktbedingungen

Die Erklärung und datierten Herstellerangaben stehen im zugehörigen Artikel:

https://deinagent.at/blog/e-mail-automatisierung-ki