EINRICHTUNG FÜR ÖSTERREICH UND DEUTSCHLAND
KI-Telefonassistent für Praxen, Handwerk und Büro.
Mit Übergabe an euer Team.
PIKSEL richtet euren Telefonablauf ein: Der Assistent nimmt Anliegen auf, fragt fehlende Angaben nach und bereitet den Rückruf vor. Gemeinsam legen wir fest, wann ein Mensch übernimmt und wo die Gesprächszusammenfassung ankommt.
PASST DAS ZU EUREN ANRUFEN?
Für welche Anrufe eignet sich ein KI-Telefonassistent?
Ein sinnvoller Einstieg sind Rückrufwünsche, Fragen zu freigegebenen Informationen oder die Vorbereitung eines Termins. Dafür muss erkennbar sein, welche Angaben das Team anschließend braucht. Bei seltenen Anrufen kann eine bestehende Weiterleitung oder Mailbox bereits ausreichen.
Komplexe Beratung, dringende Sonderfälle und verbindliche Zusagen brauchen einen festgelegten Weg zu einem Menschen. Diese Grenze gehört in den Ablauf.
VON DER NUMMER ZUR ÜBERGABE
Einrichten mit eurer Rufnummer und Telefonanlage.
Zum Start klären wir eure Rufnummer, Telefonanlage, Erreichbarkeitszeiten und die vorhandenen Wege ins Team. Ob eine Weiterleitung genügt oder eine andere Anbindung nötig ist, hängt von eurer Anlage und dem ausgewählten Anbieter ab.
Die Gesprächszusammenfassung soll dort landen, wo sie bearbeitet wird. Kalenderbuchungen oder Änderungen im CRM vereinbaren wir als eigene Schritte mit den dafür nötigen Rechten.
ARZTPRAXIS UND ORDINATION
KI-Telefonassistent in der Arztpraxis: Was er aufnimmt, was bei euch bleibt.
In einer Ordination läutet das Telefon auch dann, wenn am Empfang schon jemand steht. Ein Telefonassistent kann in dieser Zeit aufnehmen, was sich wiederholt: einen Terminwunsch, eine Absage, die Bitte um Rückruf zu einem Rezept oder einer Überweisung. Er fragt Name, Rückrufnummer und Anliegen ab. Euer Team bekommt eine Rückrufnotiz dorthin, wo es sie abarbeitet. Ob und wann ein Termin vergeben wird, entscheidet weiterhin die Praxis.
Medizinische Auskünfte gehören nicht zu seinen Aufgaben. Für Notfälle und dringende Fälle legen wir mit euch eine klare Ansage fest und eine Weiterleitung an die Nummer, die ihr dafür bestimmt. Beides steht fest, bevor der erste Anruf angenommen wird.
Wer in einer Arztpraxis anruft, erzählt schnell von Beschwerden oder Medikamenten. Solche Angaben können Gesundheitsdaten sein, und die behandelt die DSGVO in Art. 9 als besondere Kategorie. Zieht deshalb früh die Person hinzu, die bei euch den Datenschutz verantwortet. Eine Rechtsberatung ersetzen wir nicht. Vor der Einrichtung halten wir mit euch fest:
- Welche Angaben der Assistent abfragt und notiert und welche er nicht aufnehmen soll, vor allem bei Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO).
- Wer die Gespräche in eurem Auftrag verarbeitet und mit wem ihr dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung braucht (Art. 28 DSGVO).
- Wie sich der Assistent zu Beginn als KI zu erkennen gibt. Die KI-Verordnung der EU verlangt von den Anbietern solcher Systeme seit 2. August 2026, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einer KI sprechen (Art. 50 Abs. 1).
- Welche Ansage bei Notfällen kommt und wohin eure Ordination dringende Anrufe weiterleiten lässt.
HANDWERK UND HAUSVERWALTUNG
KI-Telefonassistent für Handwerker: Wenn das Telefon auf der Baustelle klingelt.
Ob Installateur, Elektriker, Tischler oder Dachdecker: Im Handwerk klingelt das Telefon oft dann, wenn niemand abheben kann. Der Chef ist auf der Baustelle. Am Abend steht eine fremde Nummer in der Anrufliste, der Rückruf rutscht auf morgen und wird vergessen.
Der Assistent kann solche Anrufe annehmen, wenn bei euch niemand abhebt. Ob dafür eine Weiterleitung bei Nichtannahme genügt oder eine andere Anbindung nötig ist, hängt von eurer Telefonanlage und dem ausgewählten Anbieter ab. Im Gespräch fragt er die Angaben ab, die euer Team für den Rückruf braucht:
- Name und Rückrufnummer.
- Adresse des Einsatzorts und das Anliegen, etwa „Heizung fällt aus“ oder „Steckdose ohne Strom“.
- Dringlichkeit: ob es bis morgen warten kann oder Wasser im Keller steht.
- Gewünschtes Zeitfenster für Rückruf oder Termin, notiert als Wunsch und nicht als Zusage.
Danach geht eine Zusammenfassung an die Stelle, die wir mit euch vereinbaren. Wer zurückruft, hat das Anliegen vor sich. Für Notfälle wie einen Rohrbruch legen wir vorher eine Regel fest: woran der Assistent den Notfall erkennt, an wen er weiterleitet und was gilt, wenn dort niemand abhebt. Verbindliche Zusagen, etwa zur Anfahrt, bleiben bei euch.
Bei Hausverwaltungen passt derselbe Ablauf für Schadensmeldungen: Der Assistent nimmt Objekt, Wohnung, Schaden und Erreichbarkeit auf. Was als Notfall gilt und wer dann angerufen wird, steht vorher fest.
Euren Telefonablauf besprechenEIN ABGRENZBARER ERSTER AUFTRAG
Was PIKSEL einrichtet und was im Angebot steht.
- Anliegen, Pflichtangaben und erlaubte Antworten festlegen.
- Die vereinbarte Telefonanbindung und Übergabe einrichten.
- Normale Anrufe, fehlende Angaben und Fehlerfälle gemeinsam prüfen.
- Dokumentation, Einweisung und Zuständigkeiten übergeben.
Zusätzliche Sprachen, Terminbuchungen und weitere Systeme erweitern den Umfang. Welche Funktionen tatsächlich dazugehören, steht im Angebot.
VOR DER FREISCHALTUNG
KI-Telefonassistent testen, bevor er Anrufe annimmt.
Namen, Nummern, Unterbrechungen und die Weiterleitung müssen in echten Testanrufen geprüft werden. Außerdem testen wir, was bei einem nicht erreichbaren Team oder einem fehlgeschlagenen Kalenderzugriff passiert. Eine gut klingende Stimme allein reicht für die Abnahme nicht.
13 Testfälle und Prüfbogen ansehenEINRICHTUNG UND LAUFENDE KOSTEN
Kosten: Einrichtung, laufende Nutzung und Betreuung getrennt.
Ihr bekommt die Einrichtung, Software- und Telefonkosten sowie eine mögliche Betreuung getrennt ausgewiesen. Für eine Kalkulation brauchen wir Anrufmenge, Gesprächsdauer, gewünschte Anbindungen und die Arbeit, die nach dem Anruf im Team verbleibt.
Der Kostenrechner zeigt fiktive Vergleichsprofile und anpassbare Annahmen. Er ist keine Preisliste von PIKSEL.
Monatskosten und Nacharbeit berechnenDATEN UND BETREUUNG
Datenschutz, Aufzeichnung und Betreuung vor dem Start klären.
Vor der Einrichtung halten wir fest, welche Informationen verarbeitet werden, welche Anbieter beteiligt sind und welche Speicher- und Löschregeln gelten. Aufzeichnung, Transkription und die nötigen Hinweise an Anrufende müssen für den konkreten Einsatz geklärt werden.
Für spätere Fehler und Anpassungen vereinbaren wir Zuständigkeiten sowie den Umfang einer Betreuung. Die Zusammenarbeit erfolgt aus Wien, für Teams in Österreich und remote in Deutschland.
KI-Agenten einrichten lassen in DeutschlandBEISPIEL / EIN RÜCKRUFWUNSCH
Hörbeispiel: So klingt der Assistent bei einem Rückrufwunsch.
Inszeniertes Gespräch mit synthetischen Stimmen. Der Assistent stellt sich vor, nimmt das Anliegen auf und übergibt an das Team.
Das Gespräch lesen
- Telefonassistent: Hallo, hier ist der KI-Telefonassistent von PIKSEL. Wie kann ich Ihnen helfen?
- Anrufer: Hallo, wir kommen mit den ganzen Anfragen kaum noch hinterher.
- Telefonassistent: Kommen die Anfragen in Ihrem Postfach an oder über die Website?
- Anrufer: Beides, die meisten landen im Postfach. Könnte mich morgen Vormittag jemand zurückrufen?
- Telefonassistent: Gerne, das gebe ich ans Team weiter. Die genaue Uhrzeit stimmt dann jemand mit Ihnen ab.
FRAGEN / VOR DER ANFRAGE
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten.
Kosten, Österreich, Arztpraxis, Handwerk und der Hinweis auf die KI am Telefon.
Euren Fall besprechenWas kostet ein KI-Telefonassistent?
Die Kosten setzen sich aus Einrichtung, laufender Software, Telefonie und einer möglichen Betreuung zusammen. Mitzurechnen ist die Nacharbeit, die nach dem Anruf im Team bleibt. Ihr bekommt diese Posten getrennt ausgewiesen, unser Angebot richtet sich nach eurem Umfang.
Veröffentlichte Tarife von Anbietern mit Land und Prüfdatum stehen im Kostenartikel. Dort rechnet ihr auch mit eurem eigenen Anrufprofil.
Monatskosten mit eurem Anrufprofil berechnenGibt es einen KI-Telefonassistenten kostenlos?
Für die Telefonannahme eines Betriebs haben wir bei den Anbietern aus unserem Kostenvergleich Testzeiträume gefunden, keinen dauerhaft kostenlosen Tarif. Die Angebote mit Prüfdatum stehen im Artikel.
Ein Tarif allein legt noch nicht fest, welche Angaben abgefragt werden, wann ein Mensch übernimmt und wo die Zusammenfassung landet. Das regelt die Einrichtung, mit Testanrufen vor dem Start.
Testzeiträume und Tarife im KostenvergleichFunktioniert ein KI-Telefonassistent in Österreich?
Ja. Wir richten ihn für Betriebe in Österreich ein, die Zusammenarbeit läuft aus Wien. Zum Start klären wir eure Rufnummer und eure Telefonanlage. Ob eine Weiterleitung genügt oder eine andere Anbindung nötig ist, hängt von der Anlage und vom gewählten Anbieter ab.
Ob er eure Kunden versteht, zeigt der Test. Dazu gehören regionale Aussprache aus eurem Kundenkreis und österreichische Nummernformate. Der Assistent soll Anliegen und Zahlen bestätigen, statt zu raten.
Für welche Betriebe passt ein KI-Telefonassistent?
Für Betriebe, bei denen sich Anliegen wiederholen und Anrufe verloren gehen, weil gerade niemand abheben kann. In der Arztpraxis oder Ordination ist das der Empfang, der gleichzeitig Patienten vor sich hat. Im Handwerk seid ihr auf der Baustelle. In der Hausverwaltung und im Büro bleiben Rückrufwünsche neben der eigentlichen Arbeit liegen.
Dringende Fälle brauchen überall einen festen Weg zu einem Menschen. Bei seltenen Anrufen kann eine Mailbox weiterhin reichen.
Welche Erfahrungen gibt es mit KI-Telefonassistenten?
Zum Telefonassistenten veröffentlichen wir keine Kundenstimmen. Fremde Bewertungen zeigen Einzelfälle. Ob ein Assistent eure Rückrufe richtig einträgt, seht ihr nur im eigenen Test.
Dafür gibt es 13 Fälle, zum Beispiel eine korrigierte Rufnummer, Dialekt, einen belegten Termin und den Wunsch nach einem Menschen. Ein Fall gilt erst als bestanden, wenn Gespräch und Eintrag beim Team stimmen. So macht ihr eure Erfahrung, bevor echte Kunden anrufen.
Die 13 Testfälle mit Prüfbogen ansehenMuss der Anrufer erfahren, dass er mit einer KI spricht?
Die EU-KI-Verordnung regelt das in Artikel 50 Absatz 1: Anbieter müssen KI-Systeme für den direkten Kontakt mit Menschen so bauen, dass die Betroffenen erfahren, dass sie es mit einer KI zu tun haben. Eine Ausnahme gilt, wenn das aus den Umständen offensichtlich ist. Die Vorgabe gilt seit 2. August 2026.
Unser Vorschlag: die KI im ersten Satz der Begrüßung nennen. Was für euren Einsatz gilt, klärt ihr vor der Einrichtung. Das ist ein Hinweis, keine Rechtsberatung.
Was Anrufer an Telefon-KI stört und wie ihr es vorher testetWas ist der Unterschied zu einem Voicebot oder Anrufbeantworter?
Ein Voicebot ist ein KI-Sprachprogramm, das gezielte Dialoge führt, etwa am Telefon. Wenn wir KI-Telefonassistent sagen, meinen wir einen Voicebot für die Anrufannahme eures Betriebs.
Ein Anrufbeantworter nimmt eine Nachricht auf, mehr nicht. Der Assistent fragt fehlende Angaben nach, bereitet den Rückruf vor und übergibt eine Zusammenfassung ans Team.
Häufige Fragen zu VoicebotsWie lange dauert die Einrichtung?
Das hängt vom Umfang ab, deshalb nennen wir vorab keine feste Dauer. Ein einzelner Ablauf wie Rückrufwünsche ist schneller eingerichtet als Terminbuchungen, weitere Sprachen oder zusätzliche Systeme. Eure Telefonanlage, die Testanrufe und die Korrekturen danach brauchen ebenfalls Zeit.
Schneller geht es mit einem Ansprechpartner, typischen Beispielen aus eurem Alltag und freigegebenen Zugängen. Den Umfang klären wir, bevor ihr ein Angebot bekommt.