EINRICHTUNG FÜR ÖSTERREICH UND DEUTSCHLAND
KI-Telefonassistent.
Mit Übergabe an euer Team.
PIKSEL richtet euren Telefonablauf ein: Der Assistent nimmt Anliegen auf, fragt fehlende Angaben nach und bereitet den Rückruf vor. Gemeinsam legen wir fest, wann ein Mensch übernimmt und wo die Gesprächszusammenfassung ankommt.
01 / PASST DAS ZU EUREN ANRUFEN?
Wiederkehrende Anliegen klar aufnehmen.
Ein sinnvoller Einstieg sind Rückrufwünsche, Fragen zu freigegebenen Informationen oder die Vorbereitung eines Termins. Dafür muss erkennbar sein, welche Angaben das Team anschließend braucht. Bei seltenen Anrufen kann eine bestehende Weiterleitung oder Mailbox bereits ausreichen.
Komplexe Beratung, dringende Sonderfälle und verbindliche Zusagen brauchen einen festgelegten Weg zu einem Menschen. Diese Grenze gehört in den Ablauf.
02 / VON DER NUMMER ZUR ÜBERGABE
Wir prüfen, was sich anbinden lässt.
Zum Start klären wir eure Rufnummer, Telefonanlage, Erreichbarkeitszeiten und die vorhandenen Wege ins Team. Ob eine Weiterleitung genügt oder eine andere Anbindung nötig ist, hängt von eurer Anlage und dem ausgewählten Anbieter ab.
Die Gesprächszusammenfassung soll dort landen, wo sie bearbeitet wird. Kalenderbuchungen oder Änderungen im CRM vereinbaren wir als eigene Schritte mit den dafür nötigen Rechten.
03 / EIN ABGRENZBARER ERSTER AUFTRAG
Was eure Einrichtung umfasst.
- Anliegen, Pflichtangaben und erlaubte Antworten festlegen.
- Die vereinbarte Telefonanbindung und Übergabe einrichten.
- Normale Anrufe, fehlende Angaben und Fehlerfälle gemeinsam prüfen.
- Dokumentation, Einweisung und Zuständigkeiten übergeben.
Zusätzliche Sprachen, Terminbuchungen und weitere Systeme erweitern den Umfang. Welche Funktionen tatsächlich dazugehören, steht im Angebot.
04 / VOR DER FREISCHALTUNG
Am Anruf testen. Am Ergebnis beurteilen.
Namen, Nummern, Unterbrechungen und die Weiterleitung müssen in echten Testanrufen geprüft werden. Außerdem testen wir, was bei einem nicht erreichbaren Team oder einem fehlgeschlagenen Kalenderzugriff passiert. Eine gut klingende Stimme allein reicht für die Abnahme nicht.
Zehn Testfälle und Prüfbogen ansehen →05 / EINRICHTUNG UND LAUFENDE KOSTEN
Mit euren Minuten rechnen.
Ihr bekommt die Einrichtung, Software- und Telefonkosten sowie eine mögliche Betreuung getrennt ausgewiesen. Für eine Kalkulation brauchen wir Anrufmenge, Gesprächsdauer, gewünschte Anbindungen und die Arbeit, die nach dem Anruf im Team verbleibt.
Der Kostenrechner zeigt fiktive Vergleichsprofile und anpassbare Annahmen. Er ist keine Preisliste von PIKSEL.
Monatskosten und Nacharbeit berechnen →06 / DATEN UND BETREUUNG
Den Betrieb vorab klären.
Vor der Einrichtung halten wir fest, welche Informationen verarbeitet werden, welche Anbieter beteiligt sind und welche Speicher- und Löschregeln gelten. Aufzeichnung, Transkription und die nötigen Hinweise an Anrufende müssen für den konkreten Einsatz geklärt werden.
Für spätere Fehler und Anpassungen vereinbaren wir Zuständigkeiten sowie den Umfang einer Betreuung. Die Zusammenarbeit erfolgt aus Wien, für Teams in Österreich und remote in Deutschland.